Maaike Kooijman Psyche 12 apr 2018, 06:00

Leestijd: 4 minuten

Zo maak je de perfecte to do-list (voor meer overzicht)

Drukke dag voor de boeg? Dan moet je even een to do-list maken, aldus iedereen in je omgeving. Zo’n lijstje van dingen die je moet doen, helpt je om overzicht te creëren en te behouden – dat heb je nu eenmaal niet als je werkt aan de hand van memoblaadjes die op je beeldscherm zijn geplakt (ja, er zijn nog mensen die dat doen). Maar hoe maak je nou de perfecte to do-list?

Maak het concreet

Deze is voor iedereen die weleens ‘werken aan project’ opschreef op een blaadje. Oké, misschien is dat een goede reminder om eraan te beginnen, maar het zorgt er natuurlijk niet voor dat je een doel hebt waar je naartoe werkt. Vergelijk het met studeren op de middelbare school of je opleiding. Je kunt je voornemen om te gaan ‘leren voor je tentamen’, maar je kunt ook ‘hoofdstuk twee en drie lezen’ van een bepaald boek. In het laatste geval heb je een duidelijke taak, in het eerste geval is het meer een goed voornemen.

Maak het realistisch

Ja, we begrijpen dat je in een ideale situatie het liefst twintig rapporten zou lezen en dan ondertussen ook nog het hele huis opruimt en o ja, ook een beetje tijd voor jezelf neemt. Maar als je álles opschrijft wat je de komende tijd moet doen, kan dat nogal, eh, overweldigend zijn. Schat dus in wat realistisch is. Wat kun je ongeveer op één dag doen zonder compleet gek te worden?

De belangrijkste dingen moet je sowieso opschrijven, maar alles wat eventueel ook morgen kan, kun je beter op een aparte to do-list schrijven (‘Voor Als Ik Ooit Tijd Over Heb’). Een ‘ellenlange to do-list’ is per definitie gewoon fout. Bullet journalling speelt hier goed op in: dan schrijf je bijvoorbeeld je taken per maand, week en dag op.
Dit vind je misschien ook leuk: Minder werken maakt ons meer gefocust, creatiever én productiever.
 

Schrijf de tijden erbij

Heb je moeite met bedenken wat nou realistisch is? Het is sowieso een goed plan om per taak in te schatten hoeveel tijd je er ongeveer voor nodig hebt. Schrijf dan bijvoorbeeld ’15 minuten’ en ‘1,5 uur’ bij taken. Dat is beter dan het maken van een gehele tijdsplanning (‘van negen tot tien dit, van tien tot half elf dat’, et cetera). Als je namelijk toch langer of korter bezig bent met een bepaalde taak, zou je je hele planning dan weer moeten veranderen.

Deel je to do-list op

Als je grote taken hebt, dan is de kans groot dat die ook weer uit meerdere delen bestaan. Het eerder genoemde ‘hoofdstuk twee en drie lezen’ bestaat bijvoorbeeld uit hoofdstuk twee en hoofdstuk drie (goh). In sommige gevallen is het fijn om die dingen dan ook apart op te schrijven, eventueel als sub-taken. Dan lijkt je to do-list het niet alleen behapbaarder, maar kun je ook weer extra veel vinkjes zetten. En vinkjes zijn niet alleen leuk, maar ook enorm motiverend: bij elke taak die je af hebt, krijg je een kleine adrenalinerush en dus weer energie om verder te gaan.

Schuif overgebleven taken op

Ook deze tip is geïnspireerd op bullet journals. Daarin zet je namelijk een pijltje bij de taken die je niet af hebt gekregen, als teken dat je ze de volgende dag moet doen. Zo hoef je morgen niet het hele lijstje af te lopen om te zien wat je wel en niet hebt gedaan, maar zie je in één oogopslag hoe je dag is verlopen. Aan het einde van de dag kan het ook rust in je hoofd geven om de balans even op te maken.

Het helpt natuurlijk ook heel erg om een leuk boekje te hebben waarin je je to do-list kwijt kunt. Eerder schreven we al over GreenBook, een agenda met uitwisbare pagina’s van een soort whiteboardmateriaal. Het merk heeft echter ook gewone notitieboekjes. En dat niet alleen: je kunt zelfs vier verschillende soorten pagina’s voor to do-lists bestellen, waarop de aan te vinken bolletjes al vooraf gedrukt zijn. Als je dan een paar lijstjes afgewerkt hebt, kun je ze gemakkelijk weer uitwissen. Zo hoef je nooit een nieuw boekje te kopen – hartstikke duurzaam.

Dus, wat ga jij allemaal doen vandaag?