Tessa Ham Werk 5 jan 2021, 06:00

Leestijd: 4 minuten

Niet alles afgekregen? Waarom het helemaal oké is om niet alles van je to-do list af te vinken

Heb je gisteren of vandaag je takenlijst niet afgekregen? Je bent niet de enige. Maar liefst 89 procent van de mensen kan regelmatig zijn to-do list niet helemaal afvinken. Het voelt heel onbevredigend om je laptop dicht te klappen als je nog taken op je to-do list hebt staan, maar het is dus compleet normaal.

We vertellen hoe dat komt én waarom het helemaal oké is om niet alles van je takenlijst af te krijgen.

Planning fallacy bij je to-do list

Er is een reden waarom zoveel van ons die to-do list maar niet weten af te krijgen. We zijn allemaal slachtoffer van een fenomeen dat de planning fallacy heet (een echte Nederlandse vertaling is er niet).

Het fenomeen werd in 1979 voor het eerst beschreven door psycholoog en econoom Daniel Kahneman en cognitief en wiskundig psycholoog Amos Tversky. Zij definieerden het als ‘de neiging om de hoeveelheid tijd die nodig is om een toekomstige taak te voltooien te onderschatten, deels als gevolg van het vertrouwen op te optimistische prestatiescenario’s’.

Must read: Een hele goede reden om uit te slapen: dat is goed voor je creativiteit

Inmiddels zijn er verschillende onderzoeken geweest waaruit blijkt dat mensen het inderdaad heel lastig vinden om in te schatten hoe lang ze over een taak doen. Je ziet het zelfs aan bouwprojecten. Neem het Opera House in Sydney bijvoorbeeld. Die zou eigenlijk in 1963 al af moeten zijn, maar opende pas tien jaar later.

Bij het voorbeeld van bouwprojecten is het meteen duidelijk waarom het vaak langer duurt dan gepland. Er komen bij de bouw altijd verrassingen kijken waar van tevoren niet aan gedacht is. Maar hetzelfde zou je kunnen zeggen over je to-do lijstje. In principe is het mogelijk om je lijst helemaal af te vinken, maar bij het maken ervan heb je geen rekening gehouden met je overvolle mailbox of je concentratieprobleem, omdat je vannacht maar niet in slaap kon komen.

Beter te ambitieus dan goed inschatten

Het is heel menselijk om te stressen over de taken die je niet hebt afgekregen, maar nu je weet dat het eigenlijk onvermijdelijk is, helpt dat je hopelijk het de volgende keer te accepteren. Sterker nog, je kunt beter elke dag je to-do list niet afkrijgen, dan ‘m altijd met twee vingers in je neus te kunnen afvinken. Dat heeft twee redenen.

Lees ook: De makkelijkste to-do-list ooit (volgens PR-expert Ivy Lee)

Meer effectiviteit en minder stress

Natuurlijk is een never ending to-do list demotiverend, maar je kunt ook anders naar de lijst gaan kijken. De lijst heeft namelijk ook een hoop voordelen. Als er een taak in je hoofd opdoemt, kun je deze op de lijst zetten en vervolgens gefocust verder met de taak waarmee je bezig was. Zo weet je zeker dat je de taak later niet vergeet, waardoor je het voor nu even kan laten gaan.

Als je een to-do list zo bekijkt, zorgt het er eigenlijk voor dat je 1) nooit meer taken vergeet en 2) je zonder stress over wat je allemaal nog moet doen aan de slag kan.

Je to-do list afkrijgen is óók demotiverend

Het probleem met té realistische to-do lijstjes die je gemakkelijk haalt, is dat ze ook demotiverend zijn. Misschien is het je weleens gebeurt: je maakt voor de verandering eens een korte to-do lijst en kan alles ruim op tijd afvinken voor vijf uur. En dan?

Omdat je niet van tevoren hebt bedacht wat je kan doen, ga je daarover nadenken en boem, weg is je flow. En waarom zou je nog hard werken als je alles al hebt afgerond? Het is heel flauw, maar zo werkt het wel. Zeker als je middagdip ondertussen is ingekickt.

Niet altijd productief

Zelfs als jij bij die zeldzame 11 procent hoort die normaal gesproken wel hun to-do list afkrijgt en dat een keertje niet lukt, is dat helemaal niet erg. Het is namelijk een mythe dat je elke dag 100 procent productief kunt zijn. Hoeveel werk je gedaan krijgt, hangt af van een groot aantal factoren: van externe zaken buiten je bereik tot hoeveel slaap je hebt gehad.

Lees ook: 3 veelgehoorde mythes over productiviteit ontkracht

Accepteer de volgende keer dat er maar geen einde lijkt te komen aan je to-do list, dat het er vandaag gewoon even niet in zit. Je bent ook maar een mens. Hoe gefrustreerder je raakt, hoe moeilijker het namelijk zal worden om überhaupt iets gedaan te krijgen.

Zorgt je niet afgekregen takenlijstje alsnog voor stress na het lezen van dit artikel? Dan kan prioriteiten stellen hierbij helpen. Je maakt hierbij namelijk een afspraak met jezelf. Het afkrijgen van je prioriteiten is het allerbelangrijkst en zorgt voor een voldaan gevoel.

Je kunt ook een week lang bijhouden hoe lang je over taken doet (met de app Toggl Track bijvoorbeeld) en vervolgens aan de hand hiervan je to-do list op te stellen. Vergeet niet rekening te houden met de onvoorziene brandjes, verzoeken en externe factoren bij het opstellen van je lijst.

Lees ook: Tips zodat je je kunt focussen op écht belangrijke zaken (en niet de dringende)