Tessa Ham Psyche 5 nov 2019, 06:00

Leestijd: 4 minuten

Negatieve feedback geven? Zo pak je dat moeilijke gesprek aan (spoiler: níét met de sandwich methode)

Alhoewel negatieve feedback krijgen soms pijnlijk kan zijn, is negatieve feedback geven net zo min leuk. Het laatste wat je wil doen is iemand kwetsen of je relatie beschadigen. Toch is het geven van feedback vaak part of the job. Heb jij binnenkort een moeilijk gesprek met een collega, waarin je negatieve feedback moet geven? Zo pak je dit op de juiste manier aan.

Je bent echt niet de enige die het moeilijk vindt om feedback te geven (en te ontvangen). Zonde eigenlijk, want feedback is juist een manier om elkaar omhoog te helpen. Het is een manier om het beste uit jezelf en anderen te halen.

Verander je minset

De eerste stap om je voor te bereiden op het moeilijke gesprek is dan ook het aanpassen van je mindset over feedback. Bij veel mensen is feedback geven negatief, tegenwoordig dit dus eigenlijk heel positief is. Met het geven van feedback wil je juist aantonen dat je genoeg in de ander gelooft om ‘m te willen helpen groeien. Maar hoe pak je het daadwerkelijke gesprek aan?

Koel eerst af

Als een collega een fout maakt, is de verleiding groot om gelijk op ‘m af te stappen. Toch kun je het beste even afkoelen voordat je dat lastige gesprek voert. Vaak kijk je anders tegen dingen aan als je het even laat rusten of met je manager bespreekt. Maar dat is niet de enige reden: als je wacht met je feedback, kun je zien hoe je collega zijn fout oppakt en verbetert.

Kies de juiste tijd en plek

Als de feedback niet á la minute gegeven hoeft te worden, kun je beter wachten tot jullie toch al een 1-op-1 zouden hebben, zodat de collega zich niet overvallen voelt.

Kan het niet zo lang wachten en gaat het echt om een serieuze issue? Overweeg dan om het gesprek aan het einde van de dag plaats te laten vinden. Zo kan de collega of werknemer direct na het gesprek naar huis.

Vraag dan niet: ‘Hé, heb je even vijf minuutjes?’ op het moment zelf. Plan het gesprek echt in, zodat de ander weet dat er feedback aan gaat komen.

Gebruik niet de sandwich methode

Je hebt vast weleens gehoord van de sandwich methode. Bij deze methode verpak je negatieve feedback in positieve feedback. Je geeft hierbij dus eerst een compliment, dan de negatieve kritiek en vervolgens sluit je positief af, in de hoop dat je negatieve feedback niet te hard aan komt.

Het is een vaak gebruikte methode, maar werkt eigenlijk averechts, blijkt uit onderzoek. Het is verwarrend, denigrerend en manipulatief. Bovendien slaat ons brein voornamelijk het eerste en laatste deel van een gesprek dat we hebben op, waardoor je eigenlijke reden voor het gesprek niet in het langetermijngeheugen wordt opgeslagen.

Zelf negatieve feedback gekregen? Zo ga je ermee om

Focus je op het probleem

Uit onderzoek is gebleken dat het averechts werkt als je je tijdens de feedback focust op de persoon, op diegene’s eigenschappen (lui, we noemen maar een voorbeeld) of keuzes. De persoon tegenover je gaat het dan als persoonlijke aanval zien. Je kunt je daarom beter focussen op het probleem zelf. Welke negatieve gevolgen heeft de fout?

Luister

Als je eenmaal je zegje hebt gedaan, is het tijd om te luisteren. Onderbreek je collega of werknemer niet – ook als je denkt dat ze het niet bij het rechte eind hebben. Geef ze de kans om zichzelf te verdedigen. Het kan natuurlijk dat jij een verkeerde aanname hebt gedaan, of er iets achter de fout zit (een persoonlijke situatie bijvoorbeeld).

En het kan natuurlijk zo zijn dat jij ook wat negatieve feedback zal krijgen.

Heb vertrouwen in je collega of werknemer

Als je al deze stappen hebt doorlopen, is het tijd om het gesprek af te sluiten. We hebben net geleerd dat dat niet met een compliment moet gebeuren. Maar hoe dan wel? Uit je vertrouwen in je collega of werknemer. Geef aan dat je deze feedback alleen maar geeft, omdat je zeker weet dat hij/zij het wel kan (waarmaken).

Afhankelijk van de grootte van de fout is het misschien nodig om een plan op te stellen. Plan momenten in waarop jullie terugkomen en de eventuele verbetering bespreken.

Meer tips voor je werkleven

• Waarom je ook op werk goed voor jezelf moet zorgen (en hoe je dit dan doet)
• Wil je een nieuwe baan? Probeer dan mindful op zoek te gaan
• Workaholic? Deze denkfouten maak je waarschijnlijk