Nina Pierson Psyche 3 feb 2016, 06:00

Leestijd: 4 minuten

Ben je het overzicht even kwijt? Met deze 5 stappen word je super georganiseerd

Wat zou jij doen met 260 uur extra tijd? Reizen, vaker sporten, beginnen met mediteren, meer tijd doorbrengen met je gezin en met je vrienden? Iedereen heeft het te druk en tijd is een luxe geworden. Met de methode Getting Things Done van David Allen ligt deze, op het eerste gezicht onmogelijk lijkend ideaal, binnen handbereik. Volgens Allen, een consultant uit Texas die vroeger komiek en bloemenverkoper wilde worden, biedt de methode iedereen de mogelijkheid zich te ontwikkelen tot een extreem efficiënt persoon die beter om kan gaan met praktische en menselijke problemen als chaos en stress. En wie wil dat nou niet?

Clear space is de sleutel

Met meer dan 3 miljoen exemplaren in 30 landen verkocht kun je stellen dat deze productiviteitsmethode een succes is. Mensen hebben duidelijk behoefte aan een oplossing voor hun overvolle hoofden, honderden to-do lijstjes en willen de vraag: hoe gaat het? niet meer beantwoorden met: ja, druk!

Lees ook: Is het altijd druk op je werk? Zo zorg je voor minder stress op de werkvloer

Volgens Allen zit de oplossing niet in het creëren van meer tijd. Extra tijd betekent tenslotte alleen maar nog meer tijd voor chaos en hectiek. De oplossing zit in het creëren van clear space. Clear space is wanneer je totale vrijheid en ruimte in je hoofd ervaart. Dat geen enkele gedachte je kwelt zodat je vrij bent te denken aan wat je maar wilt. Met meer clear space word je het super creatieve en slimme wezen dat je bent, aldus Allen.

Zo creëer je meer clear space

Maar hoe creëer je clear space in je hoofd? De methode van Allen is globaal onder te verdelen in 5 simpele stappen. Ironisch genoeg hebben de meesten van ons geen tijd om het 376 pagina tellende boek stap voor stap uit te pluizen en daarom heeft Bedrock de 5 stappen kort en bondig uitgewerkt, inclusief een aantal praktische tips om direct aan de slag te gaan.

Stap 1: Capture – verzamel alles dat je moet doen

Begin met alles op te schrijven dat je bezighoudt. Van kleine dingen als ‘kat naar de trimsalon’ tot grote dingen als ‘belastingaangifte doen’ of ‘boek schrijven’. Dump alles uit je hoofd waar jij je zorgen om maakt of over nadenkt en verzamel het op één plek, een verzamelbakje zoals Allen dat noemt.

Dit kan bijvoorbeeld je computer, blocnote of telefoon zijn. Vergeet structuur, dat komt later. En neem de tijd hiervoor, verwacht niet dat dit in 30 minuten gedaan is. Wanneer Allen een privésessie doet met een klant neemt het soms wel 5 uur in beslag.

Stap 2: Clarify – geef betekenis aan de dingen die je moet doen en het wonderlijke 2-minute lijstje

Tijd om ‘je inbox te legen’. Wat is de eerstvolgende actie die bij elke to-do hoort? Is het een kleine actie die je binnen twee minuten kunt doen? Zet deze taak op een 2-minute lijstje.

Tip: Download gratis Bedrock’s Reflection & Settings goals guide 2019/2020

Kies een moment uit waar je deze lijst achter elkaar afwerkt. Misschien is de taak niet jouw verantwoordelijkheid? Delegeer dan de taak aan een ander en geef hen ook echt die verantwoordelijkheid. De meeste onderdelen moet je uitstellen tot een later moment. Deze verzamel je onder: ‘voor later’.

Stap 3: Organize – waar hoort wat?

Tijd om te ordenen. Bij deze stap ga je kijken waar je jouw ‘voor later’ onderdelen kunt onderbrengen. De handigste dingen die je moet weten om te ordenen:

• Wanneer een to-do onderdeel is van een groter project geef het dan een naam (vb. garage ordenen) en verzamel alle losse to-do’s die bij dit project horen.
• Soms is een to-do eigenlijk een project (vb. de babykamer). Maak dit dan ook een project en bedenk wat de eerstvolgende actie is die je moet ondernemen om het einddoel te realiseren (vb. overzicht maken wat er voor nodig is). Je hoeft niet alle stappen erop te zetten, begin gewoon met de allereerste actie die nodig is om het project verder te brengen.
• Sommige to-do’s horen niet bij een specifiek project (de kattenbak verschonen) maar dan kun je ze vaak groeperen (vb. huishoudelijke taken).
• De taken die nog wat denkwerk vereisen of later pas belangrijk zijn kun je in je agenda zetten.
• Maak een ‘toekomst muziek’ lijst aan waarin je taken schaart die je op een dag graag zou willen doen (vb. leren dansen).
  Je kunt de verschillende lijsten ook nog groeperen onder hoofdthema’s als: werk, privé en huis.

Stap 4: Engage – gewoon doen!

Ga ermee aan de slag en vertrouw het systeem dat je voor jezelf gecreëerd hebt. Je acties en handelingen zijn nu weloverwogen. Dat betekent dat je jouw zorgen ook kunt loslaten.

Stap 5: Reflect – check regelmatig

Als je niet regelmatig je systeem checkt is deze niet up to date en kun je er ook niet op vertrouwen. Spreek met jezelf een vast moment per week af dat je de lijst doorneemt en pas aan waar nodig.

Op die manier kun je er altijd op vertrouwen dat alles wat je moet weten in je lijst staat en dus niet in je hoofd hoeft te zitten.

Meer over organisatie

• Tips zodat je je kunt focussen op écht belangrijke zaken (en niet de dringende)
• Lees dit en word écht productief. Of niet...
• In 4 uur even productief zijn als in 8 uur: dat kan op deze manier